Prowadzisz firmę i szukasz rozwiązania, dzięki któremu Twój zespół będzie pracował szybciej? Zdarza się, że w firmie giną dokumenty lub ich obieg trwa zbyt długo? Zależy Ci na wygodnym zarządzaniu firmą i dostępie do danych w każdym momencie?

Nie wszystkie czynności wymagają udziału Twoich pracowników. Poznaj możliwości systemu workflow i skorzystaj z przewagi konkurencyjnej, jaką daje firmom to rozwiązanie.

Czym jest workflow i jak działa?

System workflow („przepływ pracy”) wspiera procesy informacyjno-decyzyjne zachodzące w firmach każdego dnia. Ułatwia pracę managerom, którzy zarządzają zadaniami, oraz pracownikom, których nie muszą już wykonywać powtarzalnych i żmudnych czynności. Oszczędzony czas mogą przeznaczyć na zadania mnożące zyski firmy, z których system nie może ich wyręczyć.

Jak działa system workflow? Wybrany proces zostaje odpowiednio zamodelowany, a konkretne zadania przypisane do użytkowników. Przepływ pracy, np. dokumentów, odbywa się zgodnie z założonym modelem. Dodatkowo każda aktywność związana z realizacją procesu zostaje zarejestrowana w bazie systemu.

Przykład? Faktura kosztowa, która musi przejść w firmie następującą (orientacyjną) drogę:

• sekretariat (weryfikacja i opis),
• kierownik/przełożony (akceptacja),
• dział księgowości (akceptacja),
• opłacenie faktury,
• archiwizacja.

Wersja papierowa faktury

W praktyce obieg faktury kosztowej oznacza przekazywanie dokumentu z rąk do rąk oraz brak wglądu w to, na jakim etapie jest aktualnie dokument.

W systemie workflow

W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów cała procedura odbywa się szybciej, bez ryzyka zagubienia dokumentu. Dzięki informacjom systemowym w łatwy sposób dowiesz się, czyjego podpisu brakuje, żeby zamknąć proces, lub kto dokonywał poszczególnych zmian w dokumencie.

Jakie procesy zautomatyzujesz za pomocą systemu workflow?

System workflow sprawdzi się szczególnie w firmach produkcyjnych lub ukierunkowanych na obsługę klienta. Bez względu na profil działalności usprawni większość procesów związanych z Twoim biznesem.

Dzięki workflow w wygodny sposób zautomatyzujesz procesy, m.in.:

• finansowe i księgowe,
• administracyjne,
• kadrowe.

Nasi Klienci zazwyczaj zaczynają od implementacji rozwiązania w zakresie: obiegu faktur kosztowych, obiegu korespondencji czy obsługi wniosków urlopowych.

System workflow – co zyskuje Twoja firma?

Korzyści użytkowania systemu workflow jest wiele, a zmiany, które spowoduje wdrożenie workflow w Twoim biznesie, zauważysz bardzo szybko. Podział obowiązków zgodnie z założonym modelem i szybsza realizacja procesów ułatwi pracę menadżerów i całego zespołu. Co ważne, Ty jako zarządzający firmą, będziesz mieć większą kontrolę nad procesami zachodzącymi w firmie.

Wśród najważniejszych atutów workflow są:

• OSZCZĘDNOŚĆ CZASU – pełna automatyzacja procesów skraca czas potrzebny na ich realizację. Przede wszystkim na ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności czy kilkukrotne wprowadzanie danych do systemu przez różne działy.
• OSZCZĘDNOŚĆ PIENIĘDZY – jako pierwszą wskazuje się najczęściej oszczędność związaną z brakiem fizycznego archiwizowania dokumentów (papier czy miejsce do przechowywania). Faktyczne oszczędności finansowe są o wiele większe. Czas Twojego zespołu możesz teraz wykorzystać o wiele efektywniej: system wykona za pracowników powtarzalne czynności, a oni w tym czasie zajmą się zadaniami kluczowymi z perspektywy rozwoju firmy.
• WYGODNY DOSTĘP DO DANYCH – koniec z chaosem i marnowaniem czasu na przeglądanie segregatorów lub tabel tworzonych przez różne działy w różny sposób. System workflow gromadzi wszystkie najważniejsze dla Ciebie dane w jednym miejscu i umożliwia wgląd do nich z dowolnego miejsca i o każdym czasie, również z urządzeń mobilnych.
• MOŻLIWOŚĆ SZYBKIEJ REAKCJI – odkąd dane są w systemie, informacja na temat obecnego statusu realizowanego procesu jest dostępna w każdej chwili. Co to oznacza w praktyce? Kilka kliknięć daje Ci natychmiastową informację na temat aktualnych przestojów w pracy. System workflow umożliwia sprawne rozwiązywanie problemów.
• PEŁNA KONTROLA NAD FIRMĄ – system workflow nie zostawia miejsca na niedopowiedzenia: umożliwia weryfikację postępów zadań czy efektywności konkretnych pracowników. Dodatkowo możesz skorzystać z raportów, które ułatwią Ci szybkie podejmowanie decyzji biznesowych.

WEBCON BPS – system workflow, który daje więcej

WEBCON BPS to światowej klasy platforma low-code, która umożliwi Ci automatyzację workflow i elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie na najwyższym poziomie. Dlaczego? Założeniem platformy WEBCON jest maksymalne usprawnienie pracy. Twórcy tego rozwiązania zastosowali tę zasadę również do obsługi samego workflow.

W czym tkwi przewaga tego rozwiązania? WEBCON BPS to, m.in.:

Zmiany na twoich warunkach. Dzięki technologii InstantChange™ możesz w każdej chwili nanieść konieczne zmiany w uruchomionych obiegach. Aktualna wersja będzie dostępna od razu dla wszystkich użytkowników.

Konkret – zaczynasz od obiegów. Nie od danych, jak w większości przypadku innych systemów workflow, ale od opracowania konkretnego obiegu. Po co? By mieć ogląd całości procesu – to ułatwia tworzenie skutecznych rozwiązań. Procesy modelujesz w intuicyjnym interfejsie graficznym.

Jeden formularz dla kilku użytkowników. WEBCON BPS umożliwia Ci stworzenie jednego formularza, w którym dane będą się dynamicznie dostosowywać do konkretnych użytkowników. Nie tracisz czasu na wprowadzanie kilka razy tych samych danych oraz tworzenie kilku wersji tego samego formularza.

Elektroniczny obieg dokumentów i automatyzacja procesów to nie tylko wygoda codziennej pracy i większa efektywność całego firmy. Szersza perspektywa pozwala zobaczyć więcej: WEBCON BPS otwiera firmie drzwi do cyfrowej przemiany, która gwarantuje rozwój i mnoży zyski.

Masz pytanie dotyczące systemu workflow w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu.