W średnich i dużych przedsiębiorstwach zarządzanie obiegiem dokumentów oraz delegacja zadań to prawdziwe wyzwanie. W przypadku największych organizacji o rozproszonej strukturze problem jest jeszcze bardziej zwielokrotniony. Automatyzacją przepływu pracy i delegacją zadań zajmują się nowoczesne systemy workflow.
Zaawansowane silniki workflow wspierają procesy administracyjne i biznesowe, takie jak digitalizacja i obieg dokumentów, przepływ komunikacji między działami, po zarządzanie projektami, delegację zadań oraz kontrolę ich wykonania. Wyposażone są m.in. w systemy OCR pozwalające na przechwytywanie dokumentów ze skanera, rozpoznanie dokumentu i zakwalifikowanie go do odpowiedniej kategorii. Pozwala to na przyspieszenie podstawowych procesów administracyjnych związanych z obiegiem dokumentów i eliminację pomyłek.
Silniki workflow ułatwiają pracę managerom, którzy zarządzają zadaniami oraz pracownikom, którzy nie muszą już wykonywać powtarzalnych i nieproduktywnych czynności, mają jasno zdefiniowane zadania, widzą swoją rolę istotnego ogniwa w łańcuchu ukierunkowanych na cel działań. Wszyscy członkowie organizacji mają ponadto świadomość, że łatwo jest ustalić źródło opóźnień w realizacji projektu oraz zidentyfikować osobę odpowiedzialną za opóźnienia.
Wdrożenie zaawansowanego systemu workflow to prawdziwa cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa, która przynosi następujące korzyści:
- porządek w dokumentacji
- minimalizacja zagubienia dokumentów
- szybki dostęp do zarchiwizowanych danych
- przyspieszenie komunikacji wewnętrznej
- łatwe budowanie zespołów projektowych
- usprawnienie procesu podejmowania decyzji
- minimalizacja opóźnień w realizacji zadań
- możliwość szybkiej reakcji w krytycznych sytuacjach
- pełna kontrola nad firmą
- oszczędność czasu i pieniędzy
Wdrożenie systemu polega na wymodelowaniu kluczowych procesów, które chcemy poddać automatyzacji, np.: finansowych, księgowych, administracyjnych, czy kadrowych, a następnie wdrożenie dedykowanego oprogramowanie wspierającego zarządzanie wyselekcjonowanymi procesami.
Proces modelowania poprzedza analiza procesów charakterystycznych dla danej firmy, ich złożoności, struktury organizacyjnej oraz celów biznesowych. Analiza przedwdrożeniowa kończy się rekomendacjami w zakresie oprogramowania oraz określenia minimalnych warunków sprzętowych np. w zakresie wydajności serwera.
W zakresie systemów workflow podstawowa oferta 7 Technology obejmuje wdrożenie polskiej platformy WEBCON BPS. Nasze doświadczenie obejmuje kilkanaście wdrożeń w przedsiębiorstwa z różnych sektorów gospodarki. Na przestrzenie ostatnich 10 lat automatyzowaliśmy procesy biznesowe w przedsiębiorstwa spożywczych, budowlanych, motoryzacyjnych i przemysłowych, w tym globalnych marek. W latach 2020 i 2021, z racji dużej ilości wdrożeń, przyznano nam tytuł Partnera Premium.
Jeśli myślisz o automatyzacji procesy biznesowych i wdrożeniu silnika workflow, skontaktuj się z nami!