W 2022 roku księgowość OCEANIC przepisywała dane z faktur do SAP ręcznie, a opisy i akceptacje krążyły po firmie mailem. Dziś w WEBCON BPS działa kilkanaście procesów, faktura sama trafia do SAP wraz z dekretacją, a technolog w dziale badań zadaje pytanie o surowiec po polsku i dostaje odpowiedź w niecałe trzydzieści sekund zamiast po kilku godzinach czytania plików PDF. Ta historia zaczęła się od jednego procesu.

W skrócie

Trzy etapy jednej współpracy:

• 2022–2023. Obieg faktur kosztowych i towarowych w WEBCON BPS, w pełnej integracji z SAP. Około stu użytkowników, koniec z ręcznym przepisywaniem danych do systemu.
• 2023 i kolejne lata. Kilkanaście kolejnych procesów na tej samej platformie: zamówienia, receptury, cenniki, indeksy, kancelaria, podpis elektroniczny, umowy, KSeF.
• Etap obecny. Ponad 40 000 dokumentów surowcowych zamienionych w przeszukiwalną bazę wiedzy dla działu badań, z modelami Google Gemini i technologiem zatwierdzającym każdą wartość.

Metryczka projektu

• Klient: OCEANIC sp. z o.o.
• Branża: kosmetyki i dermokosmetyki, produkcja i badania własne
• Lokalizacje: biura w Sopocie, fabryka kosmetyków i farmaceutyków oraz laboratoria w Trąbkach Małych na Pomorzu
• Skala: firma założona w 1982 roku, obecna w ponad 50 krajach na 5 kontynentach, około 220 osób w samym zakładzie produkcyjnym, marki AA, AA Wings of Color, BIOVAX, Long4Lashes, Oillan i Aquaselin
• Wdrożone technologie: WEBCON BPS, SAP z modułami FI i MM, SAP Gateway wraz z usługami OData, REST API, OCR, Google Cloud Platform, modele Google Gemini, Google Cloud Functions, BigQuery, Looker Studio, Autenti, e-Doręczenia, KSeF
• Początek współpracy: analiza przedwdrożeniowa w sierpniu 2022, start produkcyjny pierwszego procesu w styczniu 2023
• Skala organizacyjna wdrożenia: około 100 użytkowników objętych pierwszym procesem
• Zespół po stronie 7Technology: kierownik projektu, deweloper WEBCON, deweloper SAP, a przy warstwie AI dodatkowo architekt rozwiązań chmurowych i inżynier danych
• Model współpracy: po każdym starcie produkcyjnym umowa wsparcia i dedykowany system zgłoszeniowy

Klient i kontekst projektu

OCEANIC to polski producent kosmetyków założony w 1982 roku, wyspecjalizowany w dermokosmetykach i produktach antyalergicznych dla osób ze skórą wrażliwą. Flagową marką jest AA. Firma produkuje we własnej fabryce w Trąbkach Małych pod Gdańskiem, zaliczanej do najnowocześniejszych obiektów tego typu w Europie, prowadzi tam własne laboratoria badawcze oraz kontroli jakości, a jej produkty są obecne w ponad pięćdziesięciu krajach na pięciu kontynentach. Standardy produkcji potwierdzają certyfikaty ISO oraz farmaceutyczny GMP.

Firma pracuje w dwóch lokalizacjach i w modelu, w którym dokument rzadko dotyczy jednego działu. Faktura kosztowa przechodzi przez kancelarię, osobę opisującą merytorycznie, akceptującego i księgowość. Nowy indeks wyrobu powstaje przy udziale kilku zespołów. Receptura wymaga weryfikacji i akceptacji odpowiednich służb. Każdy z tych obiegów przez lata opierał się na mailu, skanie i przepisywaniu danych z jednego systemu do drugiego.

Wyzwanie

Praca, która polegała na przepisywaniu

Punktem wyjścia był obieg faktur kosztowych. Księgowość ręcznie wprowadzała dane z faktur do SAP, opisy merytoryczne i akceptacje wędrowały mailem, a ustalenie, u kogo w danym momencie leży dokument, wymagało pytania kolejnych osób. Do tego dochodziła weryfikacja kont bankowych dostawców, pilnowanie terminów płatności i kontrola formalna zależna od kwoty.

Problemem nie była żadna pojedyncza awaria, tylko sposób, w jaki rozkładał się czas. Osoby z kompetencjami księgowymi spędzały go na przepisywaniu danych, zamiast na kontroli i weryfikacji. Osoby spoza księgowości musiały znać parametry dekretacji, których znać nie miały powodu. Zarząd nie miał żadnego wglądu w to, ile trwa obieg dokumentu ani gdzie się zatrzymuje, bo nigdzie nie był mierzony.

Wiedza surowcowa zamknięta w plikach PDF

Drugie wąskie gardło leżało w dziale badań i rozwoju. Karty charakterystyki, specyfikacje techniczne, certyfikaty jakości i analizy, badania dermatologiczne oraz certyfikaty wegańskie i ekologiczne istniały wyłącznie jako pliki PDF. Ponad czterdzieści tysięcy dokumentów, z których każdy zawierał wiedzę potrzebną do pracy, ale żaden nie pozwalał na porównanie.

Pytanie łączące kilka warunków naraz, na przykład o surowce nawilżające, które są przezroczystą cieczą, nie zawierają mikroplastików zgodnie z aktualnym rozporządzeniem REACH i mają certyfikat wegański, nie miało jak zostać zadane. Technolog otwierał kilkadziesiąt plików i sprawdzał je po kolei. Każda zmiana regulacji unijnych oznaczała wielotygodniowy przegląd tysięcy stron w poszukiwaniu surowców, których zmiana dotyczy. Część kluczowych parametrów pozostawała w notatkach konkretnych badaczy, więc przy kolejnym projekcie formulacyjnym ta sama praca wykonywana była od nowa.

Co było w tych projektach naprawdę trudne

Specyfika SAP po stronie dekretacji. Obiekty kontrolingowe, wzorce rozliczeń, matryca kontrolingowa, kody podatku, limity akceptacji i struktura podległościowa pobierana z systemu kadrowego. Odwzorowanie tego w procesie tak, żeby osoba spoza księgowości mogła opisać fakturę bez znajomości SAP, wymagało przeniesienia całej tej logiki do podpowiedzi kontekstowych w formularzu.

Bezpieczeństwo informacji o recepturach. Receptury są najbardziej wrażliwym zasobem firmy kosmetycznej. Proces musiał zapewnić weryfikację i akceptację przez właściwe służby oraz integrację z zamówieniami w SAP w taki sposób, żeby zmiana po stronie SAP odzwierciedlała się w WEBCON bez ręcznego przenoszenia danych.

Dokumentacja surowcowa, która nie ma standardu. Dokumenty pochodzą od setek globalnych dostawców i każdy robi je po swojemu: inny układ, inna terminologia, inne jednostki, inne nazewnictwo. Ten sam składnik występuje raz pod nazwą INCI, raz pod nazwą handlową, raz pod numerem CAS. Sprowadzenie tego do spójnej struktury bazy relacyjnej było głównym wyzwaniem technicznym warstwy AI.

Odpowiedzialność za dane tam, gdzie pomyłka kosztuje najwięcej. Błędnie odczytane stężenie składnika może przełożyć się na bezpieczeństwo produktu. Model językowy, który raz na jakiś czas dopowie wartość, jest w takim zastosowaniu nie do przyjęcia. Rozwiązaniem nie było lepsze promptowanie, tylko wbudowanie człowieka w proces jako punktu zatwierdzenia.

Dlaczego 7Technology

7Technology wspierało OCEANIC wcześniej w obszarze SAP, więc w momencie wyboru wykonawcy WEBCON znało już procesy klienta, osoby odpowiedzialne i operacyjne oraz specyfikę konfiguracji po stronie ERP. To skróciło etap poznawania organizacji i przesądziło o wyborze. Projekt wymagał dwóch kompetencji naraz: biegłości w platformie procesowej low-code oraz doświadczenia w integracjach z SAP, a przy kolejnym etapie także w architekturze chmurowej i rozwiązaniach AI w Google Cloud. Dzięki temu warstwa procesowa i warstwa danych powstawały razem, a nie jako osobne wdrożenia zszywane na końcu.

Rozwiązanie

Etap I. Obieg faktur kosztowych, od sierpnia 2022 do stycznia 2023

Warsztaty analityczne. Kilka spotkań z księgowością i kadrą kierowniczą pozwoliło omówić rodzaje faktur, sposoby rejestracji przez e-mail, skan i OCR, zasady dekretacji z uwzględnieniem obiektów kontrolingowych SAP, wywoływanie i synchronizację słowników, matryce akceptacji z limitami kwotowymi oraz pobieranie struktury organizacyjnej z systemu kadrowego. Powstał dokument analizy przedwdrożeniowej, do którego klient wniósł uwagi, i dopiero jego finalna, obustronnie potwierdzona wersja stała się podstawą konfiguracji.

Środowisko i prototyp. Na serwerach przygotowanych przez OCEANIC zainstalowano WEBCON, a prace konfiguracyjne prowadzono na środowisku testowym zintegrowanym z testową instancją SAP. W listopadzie klient dostał w pełni działający prototyp obejmujący fakturę kosztową i jej korektę wraz z OCR, e-fakturę, wzorce rozliczeń, matrycę kontrolingową oraz słowniki z matrycą administracyjną i limitami kierowników działów.

Zakres integracji z SAP. Dane podstawowe dostawców i ich konta bankowe, obiekty kontrolingowe używane do dekretacji pozycji, kody podatku VAT, rodzaje dokumentów, tworzenie faktury kosztowej po stronie SAP na podstawie danych wprowadzonych w WEBCON, odesłanie do SAP linku do dokumentu w WEBCON, podgląd zapisów księgowych i aktualnego statusu dokumentu oraz pobranie struktury podległościowej.

Szkolenia i start. Warsztaty objęły około stu użytkowników z kancelarii, osób wykonujących opis merytoryczny, akceptujących oraz księgowości. Po okresie testów i poprawkach zgłoszonych przez klienta proces wystartował produkcyjnie w pierwszym tygodniu stycznia 2023.

Etap II. Rozszerzanie na kolejne obszary, od 2023 do dziś

Miesiąc po starcie faktur kosztowych ruszyły prace nad fakturami towarowymi, powiązanymi z dokumentami przyjęcia i kontrolą wykorzystania zamówienia. Faktura zgodna z wcześniej zaakceptowanym i nieprzekroczonym zamówieniem nie wymaga ponownej akceptacji. Proces wystartował produkcyjnie w maju 2023, według tego samego schematu: warsztaty, analiza, prototyp, testy biznesowe.

W kolejnych latach na platformie stanęły następne procesy: akceptacja zamówień zakupu wystawionych w SAP, wydania wewnętrzne z magazynów wraz z tworzeniem zleceń po stronie SAP, projekty i receptury z tworzeniem struktur materiałowych, cenniki sprzedażowe rejestrowane i akceptowane w WEBCON, a następnie zapisywane w SAP, tworzenie i modyfikacja indeksów wyrobów gotowych oraz towarów handlowych przechodzące przez kilka działów, kancelaria obsługująca pocztę przychodzącą i wychodzącą wraz z pełną integracją z e-Doręczeniami, obsługa podpisów elektronicznych i kwalifikowanych zintegrowana z Autenti, skierowania na badania, wnioski kadrowe i zgłaszanie potrzeb szkoleniowych, repozytorium umów, aneksów i wypowiedzeń wraz z raportami rady nadzorczej, wyceny wyrobów gotowych i towarów handlowych, zamówienia zakupu poza obiegiem SAP oraz integracja z KSeF.

Osobno powstała grupa aplikacji spinająca obiegi związane z projektami badawczo-rozwojowymi, dzięki której informacje o recepturach, wycenach i indeksach są w jednym miejscu. Przy dwóch lokalizacjach firmy WEBCON pełni rolę centralnego portalu dla wielu działów naraz.

Wdrożenie nie zamknęło się na przekazaniu systemu. 7Technology szkoli wyznaczone osoby po stronie klienta i wspiera je w samodzielnym budowaniu własnych procesów.

Etap III. Wiedza surowcowa dla działu R&D

Najnowszy etap dotyczy dokumentacji surowcowej i łączy WEBCON BPS z Google Cloud.

Dokumenty trafiają do WEBCON, skąd przez Google Cloud Functions kierowane są do modeli Google Gemini, które odczytują z nich parametry surowca. Wynik wraca do dwudzielnego formularza: po lewej oryginalny plik PDF, po prawej pola uzupełnione przez model. Technolog widzi jedno i drugie obok siebie i zatwierdza wartości jednym kliknięciem albo poprawia to, co wymaga poprawy. Sztuczna inteligencja przejmuje pracę odtwórczą, decyzja pozostaje po stronie człowieka.

Zatwierdzone dane zasilają zoptymalizowaną strukturę tabel analitycznych w BigQuery. Zapytania generowane przez agenta AI opierają się na bibliotece wcześniej zweryfikowanych zapytań SQL, więc wynik jest deterministyczny i powtarzalny, a nie zależny od tego, jak model akurat zinterpretuje pytanie. Warstwę raportową stanowi Looker Studio.

Poprzedził to etap, który przesądził o jakości całej reszty: klasyfikacja typów dokumentów, opracowanie sztywnego słownika atrybutów fizykochemicznych, parametrów prawnych oraz numerów CAS i INCI, a także zaprojektowanie bezpiecznej strefy lądowania danych w Google Cloud. Bez zamkniętego słownika atrybutów ekstrakcja daje wyniki, których nie da się porównywać.

Efektem jest interfejs, w którym technolog zadaje pytanie po polsku, na przykład o surowce z certyfikatem wegańskim, których temperatura zapłonu przekracza sto stopni, a odpowiedź wraca jako przefiltrowana tabela z odnośnikami do plików źródłowych w WEBCON.

Osiągnięte rezultaty

Wiedza surowcowa w dziale R&D

Obieg dokumentów i integracja z SAP

Osobno warto odnotować rzecz, której wcześniej nie było w ogóle: mierzalność. Zarząd dostał narzędzia pokazujące, jak długo dokument jest przetwarzany od rejestracji do zapisu w SAP i w którym miejscu obiegu się zatrzymuje. Wcześniej takich danych nikt nie zbierał, bo nie miał ich skąd wziąć.

Referencje

Prace zostały wykonane z zachowaniem najwyższej staranności, sumiennie i terminowo.

Wiesław Karpowicz, Członek Zarządu, Dyrektor Finansowy OCEANIC sp. z o.o.

W liście referencyjnym z 25 listopada 2025 roku OCEANIC potwierdza dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją opartego o platformę WEBCON BPS oraz jego integrację z modułami FI i MM systemu SAP w zakresie obiegu faktur kosztowych i towarowych w referencji do zamówień zakupu, zrealizowaną między innymi przy użyciu SAP Gateway z usługami OData oraz REST API i uruchomioną produkcyjnie w 2023 roku.

Podsumowanie i dalszy rozwój

Po każdym starcie produkcyjnym współpraca przechodzi w tryb wsparcia opartego na umowie i dedykowanym systemie zgłoszeniowym, w którym prowadzona jest bieżąca obsługa wdrożonych procesów. W praktyce jednak żaden z tych procesów nie został zamknięty na dniu odbioru: są rozwijane, modyfikowane i ulepszane, a wyznaczone osoby po stronie OCEANIC są szkolone do samodzielnego budowania kolejnych obiegów.

Obecnie trwają prace nad kolejnymi projektami, między innymi w dziale jakości i w obszarze badań, oraz nad dalszym rozwojem narzędzi AI zintegrowanych z WEBCON i wspierających dział badawczo-rozwojowy. Naturalnym kierunkiem jest domknięcie obiegu: powiązanie repozytorium wiedzy surowcowej z modułem tworzenia receptur, tak aby dane o surowcu wchodziły wprost do karty formulacji, zamiast być wyszukiwane osobno.

Warto na koniec podkreślić, czym ta warstwa AI nie jest. To nie jest chatbot dostawiony obok istniejących systemów, tylko element procesu decyzyjnego osadzony na platformie, która obsługuje w tej firmie kilkanaście innych obiegów. Sztuczna inteligencja wykonuje w nim pracę odtwórczą, człowiek zatwierdza wynik, a każda odpowiedź prowadzi do dokumentu źródłowego.